香港六和合全年资料合同管理制度（修订）

香港六和合全年资料合同管理制度（修订）

第一章 总 则

第一条为保障学院各项工作顺利推进，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《行政事业单位内部控制规范（试行）》等法律法规及有关文件，结合学院工作实际，制定本制度。

第二条本制度所称合同，是指香港六和合全年资料与平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事法律关系的协议。包含了经济合同及非经济合同，不包含学院与教职工签订的各类协议。

第三条 签订、履行合同应当遵守法律法规，应当按照平等、自愿、公平、诚信、守法与公序良俗等原则，切实维护学院的合法权益。未经审核或书面授权，任何部门和个人不得以学院名义对外签订合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围签订合同，禁止签订保证合同。

第四条 合同实行职能分类管理，包括招采类、科研类、其他经济合同类、非经济类合同四种。

（一）经济合同(招采类)含需要由招标管理中心牵头组织的买卖合同、租赁合同、建设工程合同、运输合同、委托合同、物业服务合同、中介合同、承揽合同等经济合同。

（二）经济合同(科研类)含纵向（不含任务书）及横向科研合作合同等技术合同，科技成果转让、转化等合同。

（三）其他经济合同类含非招标管理中心牵头组织的买卖合同、租赁合同、运输合同、委托合同、中介合同、承揽合同，赠与合同，供用电、水、气、热力合同，借款合同等经济合同。

（四）非经济合同含对外签订不涉及具体经济活动的合同书、协议书，以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

第二章  组织领导和职责分工

第五条 合同实行“统一领导、归口管理、分工承办”的三级管理工作机制。

第六条 需要签订经济类合同的相关经济事项原则上纳入学院项目库管理。重大非经济合同由院长办公会（筹备期间由筹备工作组工作例会，下同）决定，涉及“三重一大”事项，由学院党委（常委）会议决定。

第七条 学院党政管理内设机构是合同的承办部门，协助用户单位分类完成以下事项：

1. 经济合同（招采类）

招标管理中心承办经济合同（招采类）。

1、谈判、磋商、起草经济合同；

2、协助用户单位校核并审签经济合同；

3、完成经济合同审查、修订，汇总全套资料；

4、组织已生效经济合同的备案、公开及存档工作；

5、办理学院安排的其它工作。

（二）经济合同（科研类）

科技发展处承办经济合同（科研类），含纵向及横向科研合作合同等技术合同。

1、按需协助用户单位起草、磋商经济合同；

2、协助用户单位校核并审签经济合同；

（三）其他经济合同类

其他党政管理内设机构按职责分工承办经济合同。

（四）非经济合同

学院党政管理内设机构、学院教学科研内设机构是非经济合同的承办部门，也是非经济合同管理具体办理部门。

1、制定本部门工作流程，建立非经济合同档案；

2、负责所承办非经济合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；

3、联系学院法律顾问审查非经济合同的合法性；

4、负责非经济合同的洽谈和文本起草，确保合同条款合规、真实、可行，完成合同签订全过程；

5、将非经济合同正本及时提交归口管理部门备存，所有原始资料交学院档案管理机构存档；

6、负责合同执行，跟踪掌握合同履行情况，及时向学院汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

7、发生合同纠纷时，联系学院法律顾问，负责处理纠纷；

8、完成学院交办的其他相关工作。

第八条 学院党政管理内设机构、学院教学科研内设机构、按有关规定和章程设置的机构是经济合同用户单位，在承办部门协助下，负责完成以下工作：

（一）拟订经济合同技术条款；

（二）确认拟签订经济合同的合法性、合规性、真实性、可行性；

（三）审签经济合同商务条款、技术条款；

（四）履行经济合同义务，跟踪掌握合同履行情况；

（五）收集、保管经济合同相关资料；

（六）报告经济合同履行中的新情况，处理纠纷；

（七）办理学院安排的其它工作。

第九条 学院法律顾问是履行法律服务义务、协助学院审核合同的单位，负责办理以下工作：

1. 合同签订阶段：

1、经济合同：按需参与重要经济合同的洽谈事务，起草、修改、审核重大经济合同文书；审核标的额50万元以上的工程类及其它重要经济合同；协助审查其它经济合同的合法性、合规性；提示法律风险，提供保护学院知识产权、商业秘密的措施建议，避免、消除合同条款的漏洞和陷阱。

2、非经济合同：参与非经济合同中的重大合同的洽谈事务，起草、修改、审核重大非经济合同文书，出具《法律审核备忘录》。

（二）合同履行阶段：提供已生效经济合同非诉讼业务的法律咨询服务；按需在涉及已生效经济合同的诉讼、仲裁、调解、执行等阶段担任代理人，履行代理职责。

（三）其它日常工作：宣讲国家和重庆市经济合同相关法律法规；按需参与学院经济合同管理制度建设，协助学院定期更新经济合同模板。

第十条 学院财务处（资产管理处）是合同归口管理部门，主要负责以下工作：

（一）制订学院经济合同管理的基本规章制度；

（二）统一管理学院合同专用章；

（三）确认合同款项有相应的经费来源和经费支出预算；

（四）对经济合同进行编号、用印、分发；

（五）汇总保管各类经济合同，形成经济合同档案；

（六）完成经济合同款项的资金结算；

（七）办理学院安排的其它工作。

第三章 合同的分级管理

第十二条 为了优化服务流程，精简办事程序，加强内部风险防控，学院对合同实施分级管理，合同分为重大合同和一般合同。

第十三条 下列属于重大合同:

（一）合同金额在50万（含50万）以上的经济合同（不含任务书）；

（二）申请成立法人或其它社会组织的;

（三）对外设立产学研合作机构或重大项目的;

（四）开展对外合作办学重大项目的;

（五）合同涉及“三重一大”事项的;

（六）其他法律关系较为复杂、对学院利益有重大影响的合同。

第十四条 一般合同是指除重大合同以外的合同。

第四章 合同的签订

第十五条应当签订合同的情形：

（一）标的额为人民币3万元（含）以上的经济合同;

（二）租赁类、横向收入类等收款类经济合同;

（三）其他应当签订经济合同的情形。

第十六条 不得签订经济合同的情形:

(一) 以违反强制性规定及违背公序良俗方式，恶意设置事实上不能履行的条款，甚至危害国家利益、社会公共利益等行为签订经济合同;

(二) 以虚假意思表示或隐藏行为，基于重大误解实施，甚至采取欺诈、胁迫、显失公平、乘人之危、恶意串通等行为签订经济合同;

(三) 与无民事行为能力、限制民事行为能力的民事主体签订经济合同;

(四) 违背政府采购管理规定签订经济合同;

(五) 未经学院书面授权、以学院名义对外签订经济合同，包括但不限于保证合同、借款合同和各类投资协议。

第十七条 合同的办理流程：

(一) 经济合同(招采类)

1、承办部门（招标管理中心）经办人应当结合认定的采购项目资料起草合同，并填写《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（招采类）》，附相关附件材料。用户单位逐页审核商务条款及技术参数，核对无误后签字确认；

2、承办部门对经济合同文本进行复核，并结合经济合同实际，按需组织学院法律顾问签审《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（招标类）》，完成后报送至合同归口管理部门确认合同款项的经费来源和经费支出预算，确认无误后承办部门再报至招标管理中心分管院领导及院长（筹备期间筹备组组长）审批；

3、承办部门将审批完后的经济合同文本及《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（招采类）》提交至合同归口管理部门进行登记，对审批无误的经济合同加盖合同专用章后进行连续编号。

(二)经济合同(科研类)

1、用户单位经办人负责办理合同起草、磋商事宜，并填写《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（科研类）》，附相关附件材料，提交项目负责人、部门负责人复核；

2、项目负责人将经济合同文本递交科技发展处科技发展处负责人对合同进行形式、法规及风险审查（必要时组织专家论证）。项目负责人应结合经济合同实际，按需组织学院法律顾问签审《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（科研类）》，完成后报送至合同归口管理部门确认合同款项的经费来源和经费支出预算，确认无误后再报至科技发展处单位负责人或授权的分管领导审批；

3、项目负责人将审批完后的经济合同文本及《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（科研类）》提交至合同归口管理部门进行登记，对审批无误的经济合同加盖合同专用章后进行连续编号。

(三) 其他经济合同类

1、承办部门经办人应当结合认定的采购项目资料起草合同，并填写《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（其他类）》，附相关附件材料；

2、承办部门负责人对经济合同文本进行复核，相关职能部门会签，并结合经济合同实际，按需组织学院法律顾问签审《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（其他类）》，完成后报送至合同归口管理部门确认合同款项的经费来源和经费支出预算，确认无误后承办部门再报至分管院领导及院长（筹备期间筹备组组长）审批；

3、承办部门将审批完后的经济合同文本及《香港六和合全年资料经济合同审批意见书（其他类）》提交至合同归口管理部门进行登记，对审批无误的经济合同加盖合同专用章后进行连续编号。。

（四）非经济合同

1、承办部门应当指定合同承办人，合同承办人办理合同起草、磋商事宜，并填写《香港六和合全年资料非经济合同审批意见书》，附相关附件材料，由承办部门负责人进行审核，必要时可商请相关业务部门会签；

2、为避免约定条款损害学院利益，必要时需联系法律顾问进行审核，并由法律顾问出具《法律审核备忘录》作为流程审核附件。完成后报送至合同归口管理部门进行审查，确认无误后承办部门再报至承办部门分管领导及单位负责人审批，重大合同提交院长办公会或学院党委（常委）会议审议；

3、将审批完后的非经济合同文本及《香港六和合全年资料非经济合同审批意见书》提交至合同归口管理部门进行登记，对审批无误的非经济合同加盖合同专用章后进行连续编号。

第十八条 合同以“香港六和合全年资料”的名义书面签订。

第十九条 合同的主要条款包括但不限于当事人姓名、名称及其住所，标的，数量，质量，价款或报酬，履约期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法，司法送达条款等。

承办部门可以参照国家和重庆市有关部门发布的合同文本模板，签订学院合同；如没有可直接适用的合同模板，承办部门应当按照学院要求收集、编制经济合同模板，由学院法律顾问进行整体审核把关后，再予以使用。

第二十条 承办部门应当认真、严谨编制经济合同文本，确保语词、数据、格式、标点等的一致性、精准性。

经济合同不得留空，确无填写内容的应当以“无”、“/”、“以下无正文”等方式注明。

第二十一条 经济合同涉及所有权、用益物权、担保物权、知识产权等，应当在合同文本中对权属情况作出约定。

第二十二条 承办部门应当依法按时完成合同的签订；需要报请市级有关部门审查、批准或备案的，须在法定时间内履行相应程序。

第二十三条 涉外合同，如同时采用两种以上文字签订并约定具有同等效力的，对各文本使用的词句推定具有相同含义；如不相同，应当结合合同的相关条款、性质、目的以及诚信原则等予以解释。

涉外经济合同应当优先约定适用中华人民共和国法律，明确约定中文合同文本的法律效力。

第五章 合同的履行、变更、终止及纠纷处理

第二十四条 学院签订经济合同， 应当按照国家法律法规设定的收取形式、金额比例、时间等规定向合同相对方收取履约担保，降低履约风险。用户单位应当全面履行经济合同。经济合同支付结算，由用户单位根据经济合同履行情况，填写《合同支付审批表》，并按照相关经费报销规定执行。

非经济合同承办部门负责监控合同的履行，对合同履行重要事实进行记录，并及时收集保存相关资料。承办人发现合同履行出现异常情况时，应当及时报告承办部门负责人。承办部门和承办人在向合同相对方发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应当主动与学院法律顾问联系沟通，将相关情况及时报分管院领导。未经学院批准，任何人不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。非经济合同承办部门必须保存相关证据材料，保证不因时效及相关证据缺陷影响权利行使。

第二十五条 合同应当根据国家、行业验收标准，以及合同约定制定验收方案，由用户单位发起履约验收的时间、方式、程序和内容等事项。

第二十六条 在经济合同履行中，存在以下情形的，用户单位可以在合法合规前提下，发起变更合同流程:

经济合同的标的、规格、型号、质量、数量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法、技术需求等条款发生变化。

第二十七条 在合同履行中，出现下列情形之一，用户单位可在合法合规前提下，发起解除或者终止合同流程，由承办部门协助其办理：

（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；

（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；

（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

（四）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

（五）法律规定的其他情形。

第二十八条 用户单位发起变更、终止、解除合同的流程

（一）用户单位应当审核变更事由的合同条款及事实依据, 向承办部门据实提出变更、终止、解除申请;

（二）承办部门应当组织用户单位、合同相对方形成会议纪要，受理相关手续;

（三）学院研究同意、合同相对方同意，确需变更原经济合同的，由原经济合同承办部门办理变更、终止、解除手续。

第二十九条 在合同履行中，发现合同相对方有重大误解、显失公平、乘人之危情形，或有欺诈、胁迫等行为，或因不可抗力已经或可能导致学院利益受损，相关单位和个人应当立即报告学院并采取措施，最大程度降低损失。

承办部门应当及时妥善处理相关事务，收集证据。经学院研究，确需变更、解除、终止合同的，应当在依法依规、协商一致的前提下变更、解除、终止该经济合同。

如无法协商一致，应当根据该合同中关于解决争议的方法条款，通过选择诉讼、仲裁或调解等司法途径解决。

第三十条 在合同履行中，如发现有以下任一情形的，应当及时报告学院，防范因合同效力问题影响正常工作秩序：

（一）合同由无民事行为能力人签订、履行的；

（二）合同相对方存在虚假表示或隐藏行为的；

（三）合同条款违反法律法规强制性规定及违背公序良俗的。

第六章 合同的档案管理

第三十一条 学院应当做好合同及其相关资料的保密工作，指定专人保管，未经批准不得外借。

任何单位或个人不得以任何形式泄露学院合同信息，维护合同中的国家秘密、商业秘密及个人隐私。

第三十二条 归口管理部门应当加强合同的台账管理，定期对合同进行统计、分类和归档。

第三十三条 合同正本由归口管理部门保管，副本由承办部门、用户单位及相关单位保管。合同正本、副本不一致的，以正本为准。

第三十四条 合同归口管理部门应定期将合同正本移交学院档案管理部门归档。

第七章 监督检查与责任追究

第三十五条 学院合同管理工作应当主动接受监督，充分发挥群众监督、财务监督、审计监督、法治监督、巡视监督的作用，强化风险管控，形成监督合力，进一步提升经济合同管理水平。

第三十六条 在合同办理过程中，如有违法违规情形的，视情节轻重对直接负责的主管人员、直接责任人给予相应处分。如涉嫌违法犯罪的，移送司法机关追究相应法律责任。

第三十七条 如有证据证明原合同相对方在以往履行与学院签订的合同时，发生过重大实质性违约且未及时采取合理补救措施的，有关单位、部门和个人应当报告学院及时采取相应措施，以维护学院权益。

第八章 附  则

第三十八条 本制度的“以上”含本数，“以下”不含本数。非经济合同参照本制度执行。

第三十九条 本制度由财务处（资产管理处）负责解释，自发布之日起施行。原《香港六和合全年资料合同管理制度（试行）》（中医药学院〔2021〕4号）同时废止。因内设机构调整等导致相关部门名称或职责变化时，由调整后的部门承担相应职责。

附件：1.香港六和合全年资料经济合同审批意见书（招采类）

2.香港六和合全年资料经济合同审批意见书（科研类）

3.香港六和合全年资料其他经济类合同审批意见书

4.香港六和合全年资料非经济合同审批意见书

5.香港六和合全年资料经济合同支付审批表

附件1：

香港六和合全年资料经济合同审批意见书（招采类）

附件2：

香港六和合全年资料经济合同审批意见书（科研类）

附件3：

香港六和合全年资料其他经济合同类审批意见书

附件4：

香港六和合全年资料非经济合同审批意见书

附件5：

香港六和合全年资料经济合同支付审批表